Chi phí là một yếu tố rất quan trọng khi doanh nghiệp lựa chọn một phần mềm dù là đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, hay doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn. Bởi việc lựa chọn một phần mềm chính là cân nhắc một công cụ để đi cùng trong một thời gian dài, việc tính toán chi phí và lựa chọn phần mềm phù hợp với tiềm lực của doanh nghiệp là điều hoàn toàn cần thiết.

Thế nào là cao, ra sao là thấp?

Trước hết, cần phải khẳng định, không phải cứ giá cao sẽ là tốt, không phải cứ giá thấp là chất lượng. Nhưng thế nào là cao, thế nào là thấp, cần đánh giá tới những yếu tố nào cấu thành nên mức giá đó?

Vì nhiều lí do, có thể là do mới tiếp xúc với công nghệ nên muốn trải nghiệm trước, hoặc tiềm lực chưa đủ để đầu tư,.. một số doanh nghiệp quyết định thử sức với những phần mềm “giá rẻ” hay những phần mềm miễn phí.

Tuy nhiên, phần mềm giá rẻ có thực sự rẻ? Câu trả lời là “Không”.

Phần mềm giá rẻ nhưng không rẻ

Làm một bài toán như thế này cho dễ hình dung: Bạn dự định sẽ thiết kế một trang web để kinh doanh, bạn được 1 công ty chào mời với chi phí 8 triệu - nghe có vẻ cao - bạn nói quá "ĐẮT" nên vì thế mà chọn 1 website với chi phí 500 nghìn với suy nghĩ rằng vậy là đủ. Thế nhưng sau một thời gian sử dụng, trang web của bạn không ổn định, rất khó sử dụng và liên tục lỗi. Một tháng sau phải luôn theo nó để chỉnh sửa, lo toan, lúc này số tiền bỏ ra chỉnh sửa đã vượt gấp 10 lần chi phí ban đầu.

Bạn dự định sẽ chạy một chiến dịch email marketing. Bạn được một nhà cung cấp chào mời với chi phí 1,8 triệu/phần mềm. Cộng thêm phí trả trên mỗi email gửi đi là 9 đồng. Bạn nói quá “ĐẮT” nên vì thế mà chọn 1 phần mềm khác giá 700 ngàn và miễn phí tất cả các email gửi đi. Thế nhưng sau một thời gian sử dụng, email bạn gửi đi hầu như 100% rơi vào hộp spam. Thậm chí, bạn còn bị đánh dấu địa chỉ IP. Sau một tháng, bạn gửi thông tin tới khách hàng bằng hộp thư cá nhân nhưng tất cả đều không nhận được. Hóa ra, hầu hết đã bị rơi vào hộp spam (kể cả với người thường liên hệ). Lúc này bạn mới nhận ra, địa chỉ email của bạn đã bị liệt vào blacklist. Một người bạn của bạn chọn chi phí 1,8 triệu nhưng 1 tháng sau họ chưa hề phải lo lắng tới việc email bị spam hay bị black list IP.

Ví dụ khác, bạn sở hữu một chuỗi cửa hàng, việc lựa chọn một phần mềm quản lý giá rẻ có vẻ là lựa chọn tốt để tiết kiệm chi phí, nhưng khi mua về và triển khai thì bạn phát hiện nó không đủ các tính năng hỗ trợ cho nhu cầu kinh doanh của bạn. Thêm vào đó, những chi phí ẩn như bổ sung tính năng mới, hỗ trợ kỹ thuật, dịch vụ phụ trợ, lắp đặt và đặc biệt hiệu quả sử dụng kém làm tăng chi phí tổng thể. Vậy tính ra, toàn bộ chi phí phục vụ cho việc vận hành phần mềm quản lý nghe có vẻ “hợp lý” này lại đắt hơn hẳn so với những đơn vị uy tín đã từng mời chào với giá thành cao hơn.

Như vậy rõ ràng đắt hay rẻ ở đây không phải là câu chuyện chi phí đầu tư ban đầu nữa, mà phụ thuộc vào “giá trị mang lại”.

Tất cả những ví dụ bên trên đều chứng minh 1 điều rằng: Dù sản phẩm rẻ như thế nào đi chăng nữa, nếu không đáp ứng được đúng và đầy đủ nhu cầu của người dùng, nó chắc chắn là một sản phẩm đắt. Và một phần mềm dù đắt ban đầu nhưng sau cùng có “giá trị mang lại” thì đó là một sản phẩm rẻ.

Tham khảo thêm: phần mềm quản trị doanh nghiệp

(Theo resources.base.vn)