Theo nghiên cứu của nhà tâm thần học Elisabeth Kubler-Ross, những thay đổi trong doanh nghiệp cũng để lại những biến chuyển trong tâm lý và cảm xúc của mỗi nhân viên. Dựa vào biểu đồ (Change Curve) được bà khái quát lại, 4 giai đoạn tâm lý tương đương 4 chiến lược mà doanh nghiệp cần vạch ra để đối phó:

1. Công bố phần mềm mới: Cung cấp thông tin rõ ràng đến nhân viên

Khi những thay đổi lần đầu tiên được thông báo trong nội bộ doanh nghiệp, tâm lý chung của nhân viên thường là sốc “nặng” và cự tuyệt những gì mình nghe được. Lúc này, nhân viên cần phải hiểu chuyện gì đang diễn ra với doanh nghiệp của mình. Họ cần thêm thông tin.

Việc tổ chức ra mắt và công bố một phần mềm chuẩn bị được triển khai cho doanh nghiệp hoặc phòng ban là điều cần thiết. Nhân viên sẽ nhận thức được tầm quan trọng và những lợi ích mà phần mềm này mang lại cho doanh nghiệp và bản thân họ.

Bên cạnh việc giới thiệu, giải thích sự cần thiết, các khung thời gian triển khai dự kiến, đây cũng là thời điểm thích hợp để nhà lãnh đạo ban hành các quy định - việc này gần như quyết định sự thành công của triển khai phần mềm. Quy định sẽ buộc các bộ phận phải tuân thủ thực hiện trên các phân hệ để phần mềm có dữ liệu và đồng bộ giữa các bộ phận.

Hãy nhớ nhấn mạnh cho nhân viên hiểu giá trị và lợi ích của phần mềm:

Thái độ và cách nhìn nhận của nhân viên sẽ làm nên tất cả sự khác biệt. Nếu họ cảm thấy mình có nghĩa vụ phải học các công nghệ mới chỉ vì lợi nhuận của công ty hoặc phục vụ cho lợi ích của người khác, điều tất yếu là sự tham gia của họ vào việc áp dụng công nghệ mới sẽ giảm hẳn.

Hãy giới thiệu việc áp dụng công nghệ mới không phải là điều bắt buộc trong chính sách của công ty mà điều này sẽ hỗ trợ công việc của họ dễ dàng hơn. Giải thích làm thế nào nó sẽ giảm bớt khối lượng công việc của họ: Bạn có thể cho biết năng suất của họ được cải thiện bao nhiêu, công việc và các tác vụ được đơn giản hóa như thế nào hoặc sẽ giảm được bao nhiêu sai lầm; những ví dụ về các doanh nghiệp đã áp dụng và thành công,..

2. Giải đáp tất cả thắc mắc và phản hồi từ nhân viên

Giai đoạn tiếp theo, sau khi đã trải qua cảm xúc choáng váng và hoảng loạn, hầu hết nhân viên sẽ bắt đầu phản ứng lại. Giai đoạn này còn có tên gọi khác là “vùng cảm xúc nguy hiểm”, khi nhiều người đã tỏ ra giận dữ và chống đối lại sự thay đổi cùng tổ chức của mình.

Đừng lảng tránh bất cứ phản hồi hay khiếu nại nào từ đội ngũ nhân viên của bạn trong giai đoạn này. Ngược lại, hãy khuyến khích họ đưa ra những câu hỏi để bạn có thể giải thích tường tận và chu đáo. Điều này giúp tạo hiệu ứng tâm lý xoa dịu đám đông đang phẫn nộ, thay vì trốn tránh họ và để tình huống trở nên tồi tệ hơn.

Hãy thành lập một nhóm chuyên phụ trách giải quyết những thắc mắc, khiếu nại và những câu hỏi liên quan đến phần mềm mới. Việc này đòi hỏi những người có tính kiên nhẫn cao, khả năng truyền đạt thông tin minh bạch và nhất quán, tránh gặp phải những sai lệch về thông tin sau này cũng như nâng cao sự tin tưởng của nhân viên với doanh nghiệp. Và đừng quên nhấn mạnh vào lợi ích của nhân viên!

3. Hỗ trợ nhân viên làm việc với phần mềm: Đội ngũ đào tạo nội bộ

Nhân viên lúc này đã xử lý xong phần lớn những cảm xúc tiêu cực và bắt đầu chấp nhận đối mặt với việc mình phải ứng dụng công nghệ mới. Việc quan trọng lúc này là đồng hành cùng, hỗ trợ họ ứng dụng công nghệ vào công việc cá nhân một cách tốt nhất để nhân viên cảm thấy lợi ích thực sự của phần mềm mới.

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp thường mặc định rằng việc triển khai phần mềm là trách nhiệm của đơn vị cung cấp. Họ nghĩ đơn giản chỉ cần bỏ tiền mua giải pháp, thuê triển khai và một vài tháng sẽ có hệ thống mới để sử dụng. Nhưng thực chất ở đây yêu cầu trách nhiệm của cả 2 bên: doanh nghiệp mua và nhà cung cấp.

Đánh giá thấp các yêu cầu và vai trò của đội đào tạo nội bộ là một trong những nguyên nhân dễ dẫn đến thất bại. Những kỹ năng, kinh nghiệm và nỗ lực của đội đào tạo nội bộ là tối quan trọng đối với việc triển khai. Bởi họ chính là những người phối hợp với đơn vị triển khai để xây dựng hệ thống và cũng chính họ sau này sẽ là những người tiếp nhận, vận hành hệ thống. Hãy lựa chọn những nhân viên am hiểu nghiệp vụ cũng như nắm rõ các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải để tham gia. Cũng cần đảm bảo rằng đây là những người sẽ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Vậy các bước đào tạo là gì?

- Đào tạo chung từ nhà cung cấp (thông thường những doanh nghiệp cung cấp sẽ hỗ trợ miễn phí)

- Đào tạo chi tiết từ nội bộ: Bạn có thể sử dụng đội ngũ nội bộ nếu họ đã hiểu hoàn toàn về phần mềm mới, hoặc tiếp tục thuê nhà cung cấp hỗ trợ thêm.

- Hỗ trợ sau đào tạo: Lúc này trách nhiệm của đội ngũ nội bộ là cao nhất. Họ phải hỗ trợ từng bộ phận phòng ban, các nhân viên sử dụng công nghệ và giải đáp các thắc mắc của toàn doanh nghiệp.

4. Đo lường và điều chỉnh

Đặt ra một thời gian để đo lường hiệu quả khi áp dụng công nghệ mới: Thời gian dành cho giai đoạn chạy thử và vận hành thử hệ thống tuy cần nhanh chóng nhưng cũng phải phù hợp, nếu ngắn quá sẽ không test được các trường hợp có thể xảy ra với dữ liệu và tính ổn định của hệ thống, hoặc chưa đủ đánh giá sự phù hợp thật sự của phần mềm với quy trình, con người của chính doanh nghiệp bạn.

Đo lường và điều chỉnh: So sánh với các mục tiêu cụ thể mà trước đó doanh nghiệp đã đặt ra. Khi đánh giá mức độ thành thạo của nhân viên với công nghệ mới, hãy có những động thái hỗ trợ những người đang gặp khó khăn hoặc quan trọng về sự thay đổi. Kiên nhẫn và cố gắng tìm hiểu vấn đề của họ, từ đó bạn có thể có các điều chỉnh bổ sung hoặc tổ chức đào tạo.

Luôn yêu cầu sự phản hồi: Việc phản hồi không chỉ nên dừng lại sau khi đã hoàn thành xong giai đoạn thử nghiệm. Tiếp tục theo dõi nhân viên trong quá trình tiếp cận và sử dụng phần mềm (đặc biệt là những nhân viên gặp khó khăn trong quá trình đào tạo).

Trên hết, bạn cần phải kiên nhẫn và cởi mở để nhận phản hồi. Hơn nữa, nhân viên chính là những người trực tiếp sử dụng phần mềm, sự phản hồi này chính là những góp ý cho vấn đề tồn tại ở phần mềm mà bạn cần trao đổi lại với nhà cung cấp để cải thiện.

Trước đây khi chưa sử dụng phần mềm, các phòng ban làm việc rời rạc và chỉ chịu trách nhiệm công việc của mình. Ví dụ như việc mua sai hàng, đối với các doanh nghiệp có nhiều giao dịch trong một ngày, nếu các đề nghị mua hàng không được kiểm soát và phê duyệt một cách có hệ thống thì sai sót này chắc chắn xảy ra. Hay một hiện trạng tiêu cực khác tồn tại như việc chọn nhà cung cấp không đúng chất lượng: nhà cung cấp có quan hệ với nhân viên mua hàng để nhận hoa hồng. Khi quy trình này được đưa lên phần mềm thì việc có sự tham gia phê duyệt của bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng, bộ phận sử dụng và bộ phận kiểm tra chất lượng hàng hóa trong bước chọn lựa nhà cung cấp là điều hoàn toàn dễ dàng.

Để kiểm soát "độ trơn" của luồng, khi nhìn vào giao diện phần mềm, người quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt được tổng quan luồng công việc mua hàng đang được thực hiện như thế nào: càng có nhiều "màu đỏ" thì càng chứng tỏ có nhiều nút cổ chai trong quy trình cần giải quyết (khâu nào đang bị tắc, tắc bao lâu, lý do là gì, ai là người chịu trách nhiệm), nhiều "màu xanh" quá lại thể hiện rằng có thể nhân viên đang nhàn rỗi (hoàn thành mọi việc nhanh chóng và dễ dàng), cần phải điều chỉnh lượng công việc cho phù hợp.

Đối với nhân viên của các phòng ban, họ sẽ nắm bắt được nhiệm vụ của mình trong bức tranh tổng quan chung, biết được công việc mình sắp phải thực hiện để có kế hoạch chuẩn bị như là dự trù kinh phí, kiểm tra lại ngân sách doanh nghiệp để có sự bổ sung kịp thời,.. Khi người này hoàn thành và kéo công việc sang cột tiếp theo, nhân viên của bước tới sẽ nhận được thông báo từ hệ thống bao gồm công việc cần làm và thời hạn cần hoàn thành.

Trên đây là 4 giai đoạn tâm lý của nhân viên trong quá trình doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản trị ERP.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu ứng dụng triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp theo yêu cầu, liên hệ Mekong Soft để được tư vấn triển khai: 1900-571-232

(Sưu tầm)